Louer une salle

Conditions de location

Toute demande de réservation devra être formulée, à l’attention de Monsieur le Maire, par écrit, au moins 30 jours avant la date d’occupation de la salle.

Cette demande contiendra l’exposé du programme de la réunion ou manifestation, sa date, son heure de début, sa durée (y compris les répétitions éventuelles, les durées d’installation et de démontage), les noms et coordonnées des organisateurs.

Dès confirmation par la ville de la réservation de la salle, l’organisateur se rapprochera du service animation pour les démarches administratives.

Bon à savoir

• Les salles sont louées avec tables et chaises
• Aucune salle n’est équipée de cuisine ou de vaisselle
• La caution pour la location de la Salle Acremant et la salle Vauban est encaissée par le Trésor Public.
• Le forfait nettoyage : correspond à trois heures de nettoyage pour la salle Vauban et deux heures pour la salle Acremant, par un agent. Il est cumulable, c’est-à-dire qu’il est possible de prendre plusieurs forfaits si nécessaire. Dans tous les cas, la salle devra être rendue dans l’état dans lequel elle a été louée.
• La gratuité est accordée sous conditions

Toute réservation non annulée dans un délai minimum de 48h sera facturée.

 

Démarches à effectuer

Vous avez trouvé la salle adaptée à votre évènement et calculé ce qu’il vous en coûtera.

Il vous reste à :

1. Vérifier la disponibilité en contactant le Service Animation au 03.21.888.555 ou par mail : animation@ville-saint-omer.fr
2. Adresser votre demande de location par écrit à M. Le Maire (un mois minimum avant la date de votre évènement)
3. Remplir le contrat de location fourni par le service Animation.
4. Signer le règlement
5. Verser une caution par chèque à l’ordre du Trésor Public (pour les salles Acremant et Vauban) qui sera encaissée.

Le jour de l’évènement :

• Prendre possession de la salle
• Pour Vauban : à 9h après l’état des lieux d’entrée. Vous avez accès jusqu’au lendemain de la location à 8h.
• Pour les autres salles : vous aurez récupéré les clés sur rendez-vous
• Vous veillez au respect du règlement.

 

Documents à télécharger :